Elaborar un Pliego del Servicio de Limpieza
En este artículo exploraremos los componentes clave de un pliego de servicio técnico para la limpieza de un centro, incluido el alcance del servicio de limpieza, la frecuencia de limpieza, los procedimientos y métodos, los materiales y suministros, las cualificaciones del personal, los requisitos de seguridad y salud, la garantía y el control de calidad, los requisitos de información y las consideraciones medioambientales.
Introducción
La higiene y el saneamiento es una prioridad absoluta en los centros. Para garantizar un entorno seguro y saludable para el personal, clientes, etc, es esencial establecer un pliego técnico detallado del servicio de limpieza del centro. Este artículo describe el alcance del servicio, los procedimientos y métodos de limpieza, los materiales y suministros, el personal de limpieza y su cualificación, los requisitos de seguridad y salud, la garantía y el control de calidad, los indicadores clave de rendimiento, los requisitos de información y las consideraciones medioambientales.
Un aspecto crucial del servicio es la frecuencia de la limpieza y la desinfección. El centro debe desinfectarse a diario, prestando especial atención a las zonas de mayor contacto, como los pomos de las puertas, los interruptores de la luz, las mesas y las sillas. Además, la limpieza y la desinfección deben realizarse después del horario laboral para garantizar un entorno limpio e higiénico para el día siguiente. La frecuencia de la limpieza debe adaptarse en función del tamaño del centro y del número de personas que recibe.
El objetivo del pliego de servicio de limpieza es proporcionar directrices claras y concisas sobre los procedimientos y métodos de limpieza y desinfección que deben utilizarse en los centros. Los procedimientos de limpieza deben diseñarse para reducir eficazmente el riesgo de transmisión vírica, manteniendo al mismo tiempo un entorno de aprendizaje limpio y saludable. Los métodos de limpieza deben ser eficaces y tener en cuenta la duración objetiva necesaria para completar las tareas de limpieza. También deben utilizarse productos ecológicos para minimizar el impacto medioambiental del servicio de limpieza.
Alcance del servicio de limpieza
Al crear un pliego del servicio de limpieza, es importante tener en cuenta la amplitud de las tareas. Esta sección debe detallar las salas y zonas del centro que hay que limpiar, así como la frecuencia de limpieza de cada una. También es esencial anotar el tipo de superficies que requieren atención, como suelos, paredes, ventanas y muebles. De este modo, el personal de limpieza puede estar seguro de que se realizan todas las tareas necesarias.
Además, es esencial incluir consideraciones medioambientales en el alcance del servicio de limpieza. Esto implica especificar el uso de productos y procesos ecológicos, como soluciones de limpieza no tóxicas y biodegradables, reducir el consumo de agua y energía y eliminar adecuadamente los residuos. Tener en cuenta los objetivos medioambientales al diseñar el servicio de limpieza no sólo será beneficioso para los objetivos de sostenibilidad del centro, sino que también fomentará un entorno de aprendizaje sano y seguro para los alumnos y el personal. Al incorporar estas consideraciones, se garantiza que las operaciones de limpieza no sólo sean eficientes, sino que también tengan un impacto reducido en el medio ambiente.
Frecuencia de limpieza
Cuando se trata del mantenimiento de un centro, uno de los aspectos más cruciales es la frecuencia de limpieza. La cantidad de limpiezas necesarias para los despachos, salas, los pasillos y los baños variará en función del tamaño del establecimiento, el número de personas que haya en él y el nivel de tráfico. Es importante crear una rutina que sea a la vez higiénica y rentable para el personal de limpieza.
Además, hay que tener en cuenta el momento de las limpiezas. Las superficies que se tocan mucho, como los tiradores de las puertas y los interruptores de la luz, tal vez deban limpiarse varias veces al día. Mientras tanto, los despachos, salas y los cuartos de baño pueden necesitar una limpieza más frecuente durante el día que los pasillos y las zonas comunes. Además de la limpieza periódica, hay que realizar una limpieza y desinfección en profundidad.
Establecer una frecuencia y un calendario de limpieza claros es esencial para mantener un entorno limpio y saludable para todo el centro. Por último, también, es importante recordar que un plan de limpieza bien estructurado es clave para el éxito del servicio.
Procedimientos y métodos de limpieza
Un elemento crucial del pliego de servicio de limpieza son las instrucciones para las tareas y métodos de limpieza. Esta sección describe con precisión lo que debe hacerse, así como el equipo y las técnicas que deben utilizarse. Unas instrucciones claras y precisas son esenciales para que el personal de limpieza entienda exactamente lo que se espera de él. Además, esta sección debe incluir cualquier procedimiento especial que pueda ser necesario, como la desinfección para evitar la propagación del COVID-19.
Además de detallar los procedimientos y métodos de limpieza, esta parte también debe incluir un programa de limpieza minucioso. Debe incluir tareas de limpieza diarias, semanales y mensuales, así como cualquier limpieza estacional o periódica que pueda ser necesaria. Establecer un programa de limpieza exhaustivo es fundamental para garantizar que todas las zonas del centro se limpian con regularidad y eficacia. Toda la información relativa al programa de limpieza debe estar al alcance del personal de limpieza e incluirse en las especificaciones técnicas del servicio.
Al elaborar los procedimientos y métodos de limpieza, es imprescindible tener en cuenta el impacto medioambiental de los productos y equipos de limpieza utilizados. Siempre que sea posible, deben emplearse productos de limpieza ecológicos para reducir el daño medioambiental. Además, el equipo de limpieza debe elegirse en función de su eficiencia, eficacia y respeto al medio ambiente. Esta información debe ser fácilmente accesible para el personal de limpieza y debe destacarse en todo el pliego del servicio.
Materiales y Suministros
Garantizar el éxito de la limpieza de un centro requiere la inclusión de una sección de Materiales y Suministros en el pliego del servicio. En el contrato deben indicarse los materiales y suministros de limpieza adecuados, como soluciones, desinfectantes, paños y bolsas para la basura. La calidad es esencial para ofrecer el nivel deseado de higiene y limpieza en las instalaciones.
La seguridad y el respeto al medio ambiente son de suma importancia a la hora de seleccionar los productos de limpieza. Deben evitarse los productos químicos tóxicos o alergénicos, y el personal de limpieza debe recibir formación sobre el uso adecuado y la eliminación de residuos. Los equipos de limpieza avanzados, como fregadoras de suelos, aspiradoras y limpiadoras a presión, pueden aumentar la eficacia y reducir la cantidad de materiales necesarios. El proveedor del servicio de limpieza debe tener acceso a los equipos y herramientas adecuados, y su personal debe recibir formación para utilizarlos con seguridad.
El contrato debe detallar la frecuencia de reposición de los suministros, la cantidad necesaria y quién es responsable de proporcionarlos. También debe incluirse el proceso de pedido y entrega de los suministros, así como las medidas de garantía de calidad. Los suministros deben almacenarse y etiquetarse adecuadamente, y debe implantarse un sistema de seguimiento para controlar el uso y el inventario. Un tipo de productos que se utiliza a menudo en el servicio de limpieza son los concentrados, que son productos que permiten reducir considerablemente el espacio de almacenamiento.
Personal de limpieza y cualificaciones
El personal de limpieza desempeña un papel esencial en el mantenimiento de un ambiente seguro e higiénico en un centro. Debe estar adecuadamente instruido y cualificado para desempeñar sus funciones con eficacia y productividad. Las normas para el personal de limpieza deben especificarse en el pliego de condiciones del servicio técnico para garantizar que el proveedor del servicio de limpieza contrata a personal que reúna las cualificaciones deseadas. El personal de limpieza debe conocer los protocolos de limpieza, los productos químicos y las herramientas. También deben poseer una excelente capacidad de comunicación para poder comunicarse con el personal del centro.
El proveedor del servicio de limpieza debe asegurarse de que el personal esté bien formado en la utilización de equipos de protección individual (EPI) para evitar cualquier accidente o lesión. El personal de limpieza también debe recibir formación sobre cómo manejar con seguridad los materiales y productos químicos peligrosos. El proveedor de servicios de limpieza debe proporcionar formación continua y programas de desarrollo para garantizar que el personal de limpieza está al día de los protocolos de limpieza, herramientas y productos químicos más recientes.
El personal de limpieza debe ser fiable y honesto. El personal de limpieza debe ser puntual y cumplir el horario de limpieza asignado. También deben ser respetuosos y educados con el personal del centro. Es importante incluir estas cualidades en el pliego del servicio de limpieza para garantizar que el proveedor del servicio emplea personal con estas características.
El personal de limpieza debe conocer bien la cultura y los valores del centro. Debe ser capaz de comunicarse eficazmente con el personal del centro y comprender las necesidades de los mismos, los trabajadores y sus clientes. El personal de limpieza debe ser adaptable y ajustarse a los cambios en el programa o los procedimientos de limpieza. También debe ser capaz de trabajar solo o en equipo. El proveedor de servicios de limpieza debe asegurarse de que el personal de limpieza se adapta bien al entorno laboral, contratando personal que comparta los valores y la cultura del centro.
Requisitos de seguridad y salud
Garantizar la seguridad y la salud de los trabajadores, el personal y el personal de limpieza es la principal preocupación a la hora de redactar un pliego de servicio de limpieza para el mantenimiento de un centro. Es esencial seleccionar cuidadosamente los procedimientos y métodos de limpieza para reducir el peligro de accidentes e incidentes. Los productos químicos y el equipo deben regularse adecuadamente para evitar la exposición a sustancias peligrosas. La formación del personal de limpieza también es esencial para garantizar que manejan el equipo y los productos químicos con seguridad, y para asegurarse de que utilizan equipos de protección individual cuando sea necesario.
Para garantizar que se cumplen los criterios de seguridad y salud, son necesarias medidas de garantía y control de calidad. El proveedor de servicios de limpieza debe disponer de un plan de gestión de la seguridad que incluya la evaluación de riesgos, la respuesta ante emergencias y la notificación de incidentes. El personal de limpieza debe estar formado para reconocer e informar de los problemas e incidentes de seguridad. Además, el proveedor de servicios debe realizar inspecciones y auditorías de seguridad periódicas para garantizar el cumplimiento de las normas de seguridad y salud. Las medidas de control de calidad también deben supervisar las normas de limpieza y los indicadores de rendimiento relacionados con la seguridad y la salud, como el número de accidentes e incidentes, la utilización de equipos de protección individual y la aplicación de medidas de control de infecciones. Para destacar la importancia de las medidas de seguridad, se debe de añadir un manual con imágenes del personal de limpieza utilizando los distintos EPI’S.
Garantía de calidad y control de calidad
La garantía y el control de calidad son componentes esenciales de cualquier servicio de limpieza. Para garantizar que se cumplen las normas más estrictas, es necesario disponer de un plan de limpieza detallado que describa los objetivos, las tareas y los resultados previstos. Además, debe contratarse a una empresa con equipos de profesionales fiables y experimentados, que reciban la formación adecuada. Deben realizarse evaluaciones periódicas del rendimiento para garantizar que el personal cumple el plan de trabajo establecido, así como con el índice de calidad estipulado.
Los Indicadores Clave de Rendimiento (KPI) son fundamentales para controlar la calidad del servicio. Incluyen factores como la frecuencia de la limpieza, el tiempo de respuesta a las quejas de los clientes y la satisfacción de éstos. Informar periódicamente de los KPI es primordial para garantizar que el servicio cumple los requisitos del centro y su personal, y para identificar áreas de mejora potencial. Un programa informático especifico puede utilizarse como herramienta para agilizar el proceso de elaboración de informes y garantizar que todas las partes interesadas tengan acceso a la información necesaria.
Para garantizar que se cumplen los más altos niveles de calidad, es esencial disponer de un sistema de GC/CC bien pensado. Esto incluye el desarrollo de un plan de limpieza detallado, la contratación de un personal de limpieza experimentado y fiable, evaluaciones periódicas del rendimiento y el uso de indicadores clave de rendimiento. Cuando se dispone de estos elementos, Un programa informático especifico puede utilizarse como medio eficaz de agilizar el proceso de elaboración de informes y garantizar que el servicio de limpieza cumple las expectativas del centro y su personal.
Indicadores Clave de Rendimiento
Para medir el éxito de cualquier servicio de limpieza, es esencial disponer de Indicadores Clave de Rendimiento (KPI) adecuados. Realizar un seguimiento de métricas como el número de quejas recibidas, la velocidad de respuesta a estas quejas y el número de tareas de limpieza realizadas al día puede ayudar a identificar áreas de mejora y garantizar que el servicio satisface las necesidades del centro y de sus usuarios.
Medir el nivel de limpieza alcanzado en el centro también es importante. Las inspecciones visuales y las pruebas con Luminómetro e hisopos pueden servir para fijar objetivos de limpieza y seguir los progresos. Además, los KPI relacionados con la productividad y la eficiencia del personal pueden ayudar a racionalizar el proceso de limpieza y hacerlo más eficaz.
Por último, los KPI de costes y presupuesto pueden utilizarse para garantizar que el servicio de limpieza se presta de forma rentable. Mediante el seguimiento del coste por metro cuadrado limpiado y el establecimiento de objetivos de reducción de costes, es posible garantizar que el servicio ofrece una buena relación calidad-precio.
Requisitos de información
La información periódica y detallada es esencial para gestionar con éxito todas las operaciones de limpieza de un centro. La sección de requisitos de información de las especificaciones técnicas del servicio debe establecer la frecuencia, el formato y el contenido de los informes que se presentarán a la administración del centro. Los informes deben presentarse con regularidad e incluir información sobre las actividades de limpieza, los niveles de personal, los suministros de limpieza y el equipo utilizado. Para garantizar que la dirección del centro tenga fácil acceso a la información necesaria en el momento oportuno, debe incluirse el plazo previsto para la entrega de los informes, siendo muy útil la utilización de un programa informático especifico.
Un componente clave de la sección de requisitos de presentación de informes es el procedimiento para abordar y resolver cualquier problema que surja durante el proceso de limpieza. El pliego del servicio de limpieza debe describir los pasos para informar de los problemas, el plazo para resolverlos y las funciones y responsabilidades del personal de limpieza y de la administración del centro en la resolución del problema. Además, la sección de requisitos de información debe definir el proceso para mantener informada a la administración del centro sobre el progreso de la resolución del problema.
El pliego del servicio de limpieza también debe incluir una sección sobre opiniones y mejoras. Los requisitos de información deben definir el proceso de recogida de opiniones de la administración, de los usuarios y del personal de limpieza sobre la calidad del servicio de limpieza. Esta información debe utilizarse para identificar las áreas de mejora y diseñar un plan para introducir los cambios necesarios en el servicio de limpieza. Los requisitos de información también deben indicar el método para notificar los cambios a la dirección del centro y al personal de limpieza.
Recogiendo opiniones y perfeccionando constantemente el servicio de limpieza, el centro puede garantizar que éste satisface las necesidades de los usuarios.
Consideraciones medioambientales
Las consideraciones medioambientales son una parte esencial para garantizar que los servicios de limpieza sean sostenibles. El objetivo principal debe ser seleccionar productos ecológicos que no sean tóxicos ni biodegradables y que no contaminen el aire ni el agua. Para garantizar que el personal utiliza los productos correctamente y se deshace de los residuos como es debido, debe recibir formación sobre su uso adecuado. Además, la eficiencia energética debe ser una prioridad, como utilizar equipos de bajo consumo y reducir el uso de agua. Estas medidas pueden ayudar al servicio de limpieza a mantener sus operaciones y tener un impacto medioambiental mínimo.
Para asegurarse de que los residuos generados durante el proceso de limpieza se gestionan bien, deben colocarse contenedores de reciclaje estratégicamente por todo el centro y el personal de limpieza debe recibir formación sobre qué materiales pueden reciclarse. También pueden utilizarse materiales reutilizables, como paños de microfibra y cabezales de fregona, para minimizar los residuos y promover la sostenibilidad. También deben tenerse en cuenta los impactos medioambientales relacionados con el transporte, optando por vehículos de bajo consumo o coches eléctricos. Poner en práctica estas consideraciones medioambientales puede ayudar al servicio de limpieza a funcionar de forma beneficiosa para el medio ambiente.
Javier Robledo Planet
Director General ISR